Nuestra metodología: separar la implantación del ERP y la reestructuración

El ERP (Enterprise Ressource Planning, planificación de recursos empresariales) es un paquete de gestión integrado capaz de abarcar el conjunto de las actividades de las empresas medianas y grandes, por medio de un sistema informático único y coherente. Organiza el conjunto de procesos y de flujos de información internos, pero también los intercambios con los clientes, los proveedores y todos los socios de la empresa.

Nuestra metodología de instalación de un proyecto ERP

El error que se comete en ocasiones consiste en imaginar que un proyecto de despliegue es algo meramente informático. Esto es falso: el ERP tiene un impacto en todos los procesos de la empresa y, por tanto, en sus usuarios cotidianos

Un proyecto ERP se divide en fases, cada una de las cuales requiere competencias específicas :

• Fase de preparación y de encuadre (business case y cálculo del retorno de la inversión).
• Expresión de la necesidad funcional (revisión de las reglas de gestión, formalización de las especificaciones).
• Parte técnica: desarrollo y parametrización.
• Formación y acompañamiento de los usuarios.
• El cambio al nuevo modelo de ERP.

Cada proyecto es único y es necesario tener en cuenta :

• Los distintos planteamientos de su aplicación: ¿de la arquitectura lógica a la arquitectura técnica, modo centralizado, descentralizado, lanzamiento por función, por centro de trabajo, global, proyecto internacional/multinacional?
• Principales riesgos organizativos, de funcionamiento y tecnológicos, y metodología de análisis.

La organización del proyecto pasa por la definición de los objetivos del sistema :

• La organización del proyecto pasa por la definición de los objetivos del sistema.
• Modalidades de validación de esos objetivos por parte de la Dirección.
• Estabilidad de los objetivos y gestión de la evolución.

Y definición de un equipo de proyecto: propietarios de procesos de negocios, usuarios clave, usuarios finales y DSI

• Ciclos (las transformaciones en la organización son costosas de organizar, de decidir y de desplegar).
• Tareas.
• Definición de los actores.
• Competencias necesarias.

Para completar con éxito cualquiera de estos cometidos, es necesario separar la gestión y la ejecución. A menudo observamos que los gestores de proyectos ERP presentan una tendencia a esquivar las complicaciones y a reproducir lo ya existente para garantizar la fecha de despliegue.

Por tanto, Conseils-Plus recomienda efectuar de manera diferenciada :

• Una gestión centrada en la consecución de beneficios llevando a cabo profundos cambios en la organización y en los procesos de la empresa.
• Una gestión centrada en el ERP, controlando los costes y los plazos del proyecto.

Conviene lanzar de manera paralela la consecución de beneficios y la concepción del ERP, planteamiento que requiere :

• Conocer con precisión cada modificación de los procesos de la empresa, lo que permite la toma de decisiones estructurantes para parametrizar el ERP.
• Desarrollar una planificación y un proceso de decisión que integre esos puntos estructurantes a fin de alimentar el trámite de concepción del ERP.

El análisis caso por caso de cada tarea de transformación muestra que la mayor parte de las opciones disponibles durante la reforma de un proceso raramente son estructuradas para el despliegue del ERP. Por tanto, podemos dirigir frontalmente estos dos trámites.

El paralelismo entre el despliegue del ERP y la reestructuración permite :

• Asegurar el despliegue del ERP y la consecución de los beneficios previstos, todo ello compartiendo la asunción de riesgos.
• Asignar los esfuerzos de manera adaptada a la dificultad de los temas que es preciso tratar: se parte del ERP para las problemáticas estándar, se lleva a cabo una investigación más a fondo para los problemas específicos de la empresa o para los más complejos en términos de viabilidad.
• Elegir, para los problemas complejos, una planificación de decisión y de implantación sin imponer obligaciones a la planificación del ERP.
• Responsabilizar a los responsables de la gestión y la ejecución del proyecto en iniciativas claras y ambiciosas.